“ICSA ha sido capaz de escuchar necesidades muy diferentes a las de una empresa productiva con un listado de ensayos más concreto y más estandarizado. La complejidad en la tipología de clientes, empresas y productos a los que damos servicio conlleva a que nuestro trabajo e informes estén menos estandarizados. Algo que, sin duda, ha sido un gran reto para la herramienta”.
Un aumento del volumen de trabajo, así como de la plantilla y del número de informes emitidos, supuso que la forma de trabajar con herramientas de ofimática del laboratorio de AIMPLAS fuera completamente inmanejable. Esta es la razón principal por la que decidieron instalar Nevis LIMS en el laboratorio. “Sentíamos que el sistema podría ser mucho más eficiente y, ahora, lo es”, afirma Rosalía Guerra, Laboratory Manager de AIMPLAS.
Nevis LIMS es un software que integra todos los procesos del laboratorio en una misma plataforma. Tiene múltiples funcionalidades y características, pero sobre todo, destaca por tratarse de un software en nube, por funcionar sin licencias y por ser uno de los softwares más seguros del mercado.
Antes de tener instalado Nevis LIMS, AIMPLAS elaboraba los informes con plantillas de Word. Una herramienta poco práctica cuando se emiten una media de 200 informes mensuales. Era completamente necesario que, en determinadas tareas, el tiempo invertido por parte de las personas disminuyera considerablemente.
Nevis LIMS ha sistematizado y automatizado la elaboración de los informes. Ha optimizado el tiempo y ha reducido los errores. También ha estandarizado los formatos de los informes, una cuestión muy importante, sobre todo en relación a la unificación de los criterios de las tablas, el tamaño de las imágenes, los pies de página, los pies de foto y el cambio de idioma automático. “Este tipo de cuestiones son muy importantes para la imagen de una empresa de cara al cliente”, asegura Ana Pascual, Laboratory Operations Leader de AIMPLAS.
No solo eso, Nevis LIMS también garantiza la obtención de la trazabilidad completa, un aspecto que Rosalía denomina como “la base de la acreditación y de las buenas prácticas de laboratorio”. Como vemos, un aspecto muy importante a tomar en consideración.
¿Por qué Nevis LIMS? “Elegimos Nevis LIMS por varios motivos. Uno de ellos es que necesitábamos una personalización muy grande debido a la gran complejidad de nuestros informes. Fue imprescindible que pudiéramos integrar el software con algunas de las aplicaciones que ya usábamos. Pero por encima de todo, nosotros destacamos el factor humano. Cuando se trata de una implementación tan compleja como la nuestra, el entendimiento y la comunicación fueron primordiales. ICSA ha sido capaz de escuchar necesidades muy atípicas”. Rosalía Guerra, Laboratory Manager.
Una de las funcionalidades de Nevis LIMS que más benefician a AIMPLAS es la posibilidad de integrar su programa de ERP con el software. “Sin esta integración, no hubiéramos podido implantarlo”. De esta manera, los ensayos de esta aplicación son reconocidos por Nevis LIMS y viceversa. “Era el punto que más nos preocupaba al principio, pero se ha resuelto muy bien”, declara Ana.
Cabe destacar también el desarrollo personalizado que se realizó en este proyecto para integrar Excel con el software. Teniendo en cuenta la complejidad de sus fórmulas y ecuaciones, AIMPLAS necesitaba seguir usando este programa. De esta forma, el servicio de informática de ICSA configuró su Nevis LIMS para que pudiera reconocer la complejidad de las fórmulas necesarias para llevar a cabo los cálculos inherentes a los ensayos
La personalización de los informes fue otro de los requisitos que AIMPLAS puso sobre la mesa y que ICSA desarrolló de forma personalizada. La complejidad de sus informes requiere una funcionalidad de previsualización que permite la edición. De este modo, pueden detectar errores, fallos de fotografía y de maquetación.
Para AIMPLAS, que Nevis LIMS se trate de un software en nube, ha resultado beneficioso en tres aspectos:
Ana destaca que ha sido un aspecto clave no tener que contratar licencias. “Con otras aplicaciones sí que trabajamos con licencias y ese era un caballo de batalla con el que hemos luchado mucho”, recalca.
A niveles generales, Nevis LIMS ha sido un sistema que ha ayudado a mejorar determinados indicadores. Por ejemplo, desde su implementación, se ha reducido el número de quejas y reclamaciones. De este modo, podemos decir que ha incrementado la satisfacción del cliente.
Al mismo tiempo, se ha aumentado la eficiencia de los procesos con las mismas personas. Consecuentemente, el ratio de euros de ingreso por empleado, también ha incrementado.
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