LIMS para análisis de agua. La gestión de la trazabilidad es uno de los puntos que mayor valor tiene en su laboratorio

Proaguas Costablanca es una empresa alicantina especializada en el ciclo integral del agua. Fueron varias razones por las cuales adquirieron Nevis LIMS. Entre ellas: el volumen de trabajo del laboratorio de análisis de agua, el deseo de modernizarse y una necesidad de optimizar los procesos del laboratorio.

Nevis LIMS es un software específico para laboratorios que optimiza procesos. Además, responde a todos los requisitos de la norma ISO 17025. Es decir, un software que garantiza la confiabilidad de los resultados, asegura la trazabilidad de la información, y automatiza los procesos de los laboratorios. Un LIMS perfecto para laboratorios de análisis de agua.

Se trata de una plataforma en nube. Un aspecto que llamó la atención de Olga Espejo, Responsable del Laboratorio de Proaguas Costablanca. Fue este uno de los motivos determinantes a la hora de decantarse por nuestro software. El Responsable de Calidad, José Luis Alarcón, añade que esta fue una característica muy ventajosa en el momento del confinamiento por el Covid-19. “En la pandemia hemos podido teletrabajar con el software, precisamente porque está en la nube. Desde luego que se ha tratado de una decisión acertada”, comenta.

Nos reconocen que, cuando estaban buscando el LIMS más adecuado, Nevis era el más novedoso, flexible y económico del mercado. Afirman que muchos compañeros de profesión conocidos comenzaron a trabajar con otros LIMS y, al cabo del tiempo, dejaron de trabajar con ellos. “Hay determinados LIMS en el mercado que pueden ser más potentes, pero también más costosos y enrevesados”, opina Espejo.

Características de Nevis LIMS más relevantes para el Laboratorio de Proaguas – laboratorio para análisis de agua

Nevis LIMS cuenta con múltiples funcionalidades. De hecho, los entrevistados, lo consideran un software muy amplio a la vez que flexible. “Podemos manipular y realizar acciones que con otros sistemas no podríamos hacer”, recalca la Responsable del Laboratorio.

Algunas de las características que destacan en Proaguas Costablanca del LIMS para análisis de agua son:

1. Generación de plantillas: La posibilidad de que ellos mismos puedan crear plantillas de parámetros nuevos sin necesidad de depender de ICSA para ello. “No tenemos que estar pendiente de llamar a la central para que nos lo hagan, esto con el resto de LIMS del mercado sí que sucede”, aclara Espejo.
2. Integración con su ERP: Muchas empresas llevan la facturación y las ofertas con su propio ERP y este es el caso también en Proaguas Costablanca. La integración del LIMS con Sage (su ERP) fue decisiva y crítica en la toma de decisión de la adquisición de Nevis. El Responsable de Calidad explica que fue esencial conectarlos de forma bidireccional: tanto para la emisión de las órdenes de trabajo, como para el retorno de la información para su posterior facturación. De este modo, como las ofertas entran directamente al LIMS, cuando llega una muestra, esta ya está cargada en Nevis.
3. Generación de informes largos y complejos: Los informes de Proaguas Costablanca pueden llegar a ser bastante complejos, una cuestión que no supone ningún inconveniente para Nevis LIMS. El software sistematiza y automatiza la elaboración de los informes sin importar la complejidad de los mismos.

Nevis LIMS responde a los requisitos de la norma ISO 17025

Al tratarse de un software para laboratorios, Nevis responde a los estándares de calidad de la norma ISO 17025. En cuanto ENAC actualiza los requisitos en ISO 17025, Nevis LIMS se ajusta a ellos al 100%. Estos requisitos pueden estar relacionados con diversas cuestiones como el formato de los informes. También con cuestiones relacionadas con la trazabilidad de los resultados. En cualquier caso, el software incorpora todos los requisitos conforme van apareciendo las actualizaciones de ENAC.

De entre todos los requisitos de ISO 17025, la trazabilidad es al que mayor valor le dan la mayoría de los laboratorios. Y también Proaguas Costablanca. ¿Por qué es esto?

José Luis Alarcón lo tiene claro: “la trazabilidad es la vida de una muestra, la historia de un ensayo”. Según el Responsable de Calidad, es importante poder llegar al origen de un resultado para poder detectar errores más fácilmente y corregirlos. “Nevis LIMS permite conocer al completo toda la trazabilidad: quién ha puesto el dato, cuándo lo ha puesto, si se ha corregido o no, cuándo se ha corregido…”, expone Alarcón.

Optimización de procesos con Nevis LIMS para análisis de agua

Desde que el laboratorio de Proaguas Costablanca trabaja con Nevis LIMS, muchos procesos se han visto optimizados.

Por ejemplo, que todo el personal del laboratorio pueda usar el software. Al tratarse de un software sin licencias, todo empleado del laboratorio puede conectarse desde un dispositivo con conexión a internet. Además, cada analista sólo tiene la posibilidad de visualizar sus parámetros, sin necesidad de ver los parámetros del resto. Es decir, el software permite que cada uno gestione su propio trabajo y la información relativa a él.

Esta posibilidad de conectarse en la nube, permite que las muestras ya no tengan que emitirse de forma manual. Desde la instalación de Nevis LIMS en Proaguas Costablanca, hacen uso de las tablets para la emisión de muestras. “Antes anotaban los datos en papel y, de ese papel, lo pasábamos a la base de datos. La posibilidad de que cometiéramos errores se ampliaba mucho”, asegura Olga Espejo.

Un proceso de implementación complejo, con muchos requerimientos y especificaciones

Al tratarse de un software tan flexible, Nevis LIMS se adaptó a las especificaciones concretas que pedía Proaguas Costablanca. Bajo petición, se implementaron funcionalidades muy específicas de acuerdo a las particularidades y necesidades del laboratorio. 

Esto supuso un trabajo inicial que requería de mucha implicación por ambas partes y de una comunicación permanente. Olga Espejo asegura que se trató, prácticamente, de un trabajo a medida.

Una vez implementada y después de muchos años trabajando con Nevis LIMS, el Responsable de Calidad asegura que se trata de una herramienta que les ha ayudado mucho a mejorar sus procesos. “Ahora podemos tener esa información única y accesible para todos y en distintas ubicaciones, y a seguir un proceso y una trazabilidad que ahora son necesarias”.